Avec le développement des technologies de la communication, les équipes de travail n’ont plus besoin d’être ensemble physiquement. Il est désormais possible pour des équipes de travailler en étroite collaboration avec des membres qui se trouvent à des kilomètres, voire sur un autre continent.
Mais ces changements apportent leur lot de difficultés, en particulier pour ceux qui sont chargés de manager des équipes aussi éparpillées. Voici quelques conseils sur la meilleure façon de gérer une équipe à distance.
Attention individuelle
Sans les interactions quotidiennes qui rythment le management d’une équipe en présentiel, garder un œil sur chaque membre risque d’être le plus grand défi à relever pour les managers en charge d’une équipe à distance. C’est pourquoi ils devraient régulièrement entrer en contact avec leurs collaborateurs pour des conversations individuelles.
« Quand vous travaillez avec une équipe à distance et que vous ne pouvez pas voir en direct comment quelqu’un s’en sort, vous devez faire le point avec lui en personne, remarque Shilonda Downing, fondatrice de Virtual Work Team LLC. Ces rendez-vous ne doivent pas forcément être longs, mais permettre de vous assurer que le membre de votre équipe n’est pas dépassé et/ou ne fait pas face à d’autres défis qui pourraient avoir un impact sur son travail. Lorsque vous montrez un véritable intérêt pour les individus qui composent votre équipe, ils se sentent appréciés en tant que membre respecté de l’équipe virtuelle. »
Des deadlines fermes
Pour certains salariés qui commencent à travailler à distance, la gestion du temps peut devenir un problème. Les managers doivent comprendre que cette adaptation peut être difficile mais aussi faire comprendre que des deadlines seront mises en place.
« Définissez des deadlines claires et tenez l’équipe pour responsable. Parfois, lorsque les gens travaillent sans être vus, ils risquent d’avoir l’impression qu’ils peuvent se permettre de ne pas être aussi présents que s’ils se trouvaient dans un bureau avec les autres, selon Shilonda Downing. Votre équipe doit savoir que ce n’est pas parce qu’elle a la chance de travailler à distance qu’elle ne doit pas être là chaque jour et produire pour continuer à s’épanouir en tant que membre de votre équipe. »
Des canaux de communication permanents
Comme le savent bien ceux qui ont déjà travaillé à distance, une communication claire devient encore plus importante lorsque les membres de l’équipe ne sont pas physiquement proches les uns des autres. Avec tant d’options – des e-mails à la messagerie instantanée en passant par le téléphone – il est important que le manager définisse clairement quel sera le principal moyen de communication pour les membres de l’équipe à distance.
« Pour les membres d’une équipe virtuelle, il est primordial de savoir où ils peuvent trouver toutes les informations sur les projets complétés et en cours, prévient Noel Radley, associé de recherche chez Software Advice. Les dirigeants et managers de l’équipe peuvent faciliter la discussion sur les bons canaux de communication pour parler des missions, mais aussi prendre des décisions sur l’endroit où ses missions sont distribuées. »
Les leaders doivent aussi identifier les préférences des membres de leur équipe en matière de communication et tenir compte de ces préférences. « Il y a une différence entre les salariés les plus jeunes (qui préfèrent généralement l’e-mail) et les plus âgés (qui affichent plus souvent une préférence pour le téléphone) », explique Noel Radley. Les salariés que l’on force à utiliser un outil de communication qu’ils trouvent compliqué ou inefficace risquent de se sentir frustrés, ce qui au final créera davantage de problèmes.
De l’importance d’être réactif
L’un des avantages préférés des salariés qui travaillent à distance est la liberté relative d’organiser leur propre emploi du temps et de travailler à leur propre rythme. Cela peut être une organisation bénéfique, à condition que les employés terminent leur travail à temps. Toutefois, des circonstances inattendues peuvent se présenter, les managers devraient donc fixer des attentes en termes de disponibilité et de réactivité tout au long de la semaine pour les salariés à distance.
« Répondre à votre manager dans des délais raisonnables lui prouve que vous n’êtes pas tombé dans l’oubli, et que même si vous vous êtes éclipsé pour une manucure ou si vous êtes bloqué sur un projet, vous êtes bien là et avez le contrôle de la situation », d’après Georgette Pascale, présidente et PDG de Pascale Communications.
Le travail, ce n’est pas que les affaires
Il ne faut pas perdre de vue ce qu’apportent les relations interpersonnelles à un environnement de travail. La camaraderie qui s’installe entre des collègues qui travaillent ensemble physiquement mène souvent à une meilleure satisfaction des salariés et à un travail d’équipe plus efficace.
S’il est peut-être impossible de recréer parfaitement les aspects sociaux d’un environnement de bureau pour les équipes virtuelles, les managers devraient tout de même tout faire pour aider leur équipe à distance à créer des liens.
« WyckWyre est une entreprise entièrement à distance, il est donc parfois difficile de fonctionner comme les autres entreprises, explique Michelle Burke, responsable marketing de WyckWyre Food Industry HR Systems. Toutefois, nous organisons des happy hours virtuels chaque mois pour renforcer le moral de l’équipe, ainsi que des conférences hebdomadaires pour parler des aspects positifs et négatifs de la semaine, et pour féliciter une personne qui nous a aidés. Cela renforce l’implication des uns envers les autres et aide à construire une équipe plus forte même si nous ne sommes pas physiquement ensemble tous les jours. »
Au final, tout dépend de la création et de l’entretien d’une communication efficace avec et entre les membres de l’équipe à distance. Manager une équipe à distance, c’est faire d’une communication claire la priorité à la fois dans la constitution de l’équipe et dans les opérations quotidiennes en général.
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