« Ne pas disposer des bons systèmes et technologies RH, c’est risquer de perdre nombre de candidats de qualité », a prévenu John Hinojos, vice-president des consulting services chez HRchitect, lors de la récente ERE West Conférence à San Diego. Si la mise en place des bons outils et technologies RH pour vos recrutements est importante, il est tout aussi indispensable qu’ils soient adoptés par l’ensemble de l’entreprise. Dans le cas contraire, le retour sur investissement ne pourra pas être garanti. Au cours de sa présentation "Lancer et intégrer de nouveaux systèmes et technologies de recrutement", John Hinojos a évoqué les principaux facteurs clés de succès dans l’implémentation de nouveaux systèmes et technologies de recrutement. CareerBuilder vous livre les 7 points clés à retenir :
- Assurez-vous très tôt et régulièrement du soutien des décideurs. Cela comprend tout ceux qui touchent au système – pas seulement les recruteurs et collaborateurs des ressources humaines. Montrez-leur comment ces technologies faciliteront les processus de recrutement, permettront de gagner du temps, et amélioreront les résultats. (Voir les astuces "Communiquez tôt…" plus bas).
- Soyez sûr que le système soit facile d’utilisation. Si vous sortez d’une démonstration en pensant que vous pourriez vous servir du système dès maintenant sans formation, alors vous devriez être convaincu !
- Managez le changement. Soyez prêt à faire des efforts et à consacrer du temps au projet. (Voir "Pour finir" plus bas).
- Repérez et visez les groupes d’utilisateurs qui pourraient faire obstacle à l’adoption. Dans votre organisation, repérez ceux qui risquent d’être réfractaires à ce changement. Pensez à un plan pour vous occuper d’eux.
- Il vous faut aussi des meneurs. Trouvez au sein de l’entreprise des personnes qui soutiendront le changement et serviront d’ambassadeurs pour rallier les autres.
- N’oubliez pas : la formation devrait être continue. Ne vous contentez pas de former une seule fois au moment du lancement du projet, pour deux raisons : premièrement, certains collaborateurs vont partir, et ensuite il y aura sûrement des mises à jour. Vous pouvez par exemple envisager d’offrir un bonus ou une prime pour motiver et inciter le public visé à utiliser le système.
- Mettez en place des groupes d’évaluation pour voir si le système est facile d’utilisation. Utilisez des collaborateurs recrutés récemment et d’autres personnes comme sujets tests. Repérez ceux qui sont allés jusqu’au bout du processus et ceux qui ont abandonné en cours de route afin de comprendre quels sont les problèmes et d’y remédier.
Communiquez tôt…
L’implémentation est un projet marketing, pas technologique. Un plan de communication efficace est indispensable pour obtenir le soutien des utilisateurs et des décideurs de l’entreprise. Pour "vendre" cette nouvelle technologie RH à tous ceux qui sont impliqués, assurez-vous d’évoquer :
- La raison du changement : pourquoi une nouvelle technologie RH est-elle nécessaire ?
- La valeur ajoutée du système pour l’entreprise et ses salariés : en quoi cette nouvelle technologie leur facilitera-t-elle la vie ? Quel effet aura-t-elle sur les résultats ?
- Votre stratégie : comment mettrez-vous en place ce changement ?
… Et souvent
Plus important, soyez constant. Envisagez de créer une newsletter ou un blog interne afin de tenir au courant les personnes intéressées. Vous pouvez aussi lancer un concours ou un jeu pour les motiver et leur donner envie d’utiliser la nouvelle technologie RH. Les médias sociaux sont un moyen efficace pour faire connaître le logiciel.
Pour finir
Le changement ne se fait pas sans douleur. Gardez les conseils suivants à l’esprit lorsque vous développerez votre nouvelle technologie RH :
- Evitez d’imposer des dates de lancement et d’implémentation arbitraires. Planifiez de façon logique – le temps manque toujours.
- Moins, c’est mieux. Ne faîtes pas trop compliqué.
- Allez-y par étapes.
- Réunissez la bonne équipe.
- Devenez amis avec votre département IT.
- Entretenez de bonnes relations avec le vendeur – l’ancien et le nouveau. Partagez les succès et les défis.
- Il y aura forcément des problèmes au début. Prévoyez du temps pour les tests.
- Créez une politique d’entreprise sur l’utilisation de la nouvelle technologie RH.
- N’oubliez pas que même un bon système peut parfois connaitre certains bugs. Attendez-vous à rencontrer quelques problèmes : établissez un plan pour les régler.
Mettre en place et adopter une nouvelle technologie RH est souvent un processus long et intense. Toutefois, le temps et les efforts investis vaudront la peine à long terme, vous permettant de gagner du temps et de l’argent, mais aussi de diminuer le stress et les migraines tout en améliorant la productivité de votre équipe recrutement.
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