Travailler longtemps ne signifie pas être efficace. L’idéal est au contraire d’abattre un maximum de tâches en un minimum de temps, sans pour autant les bâcler, bien sûr ! Voici 6 conseils pour gérer votre temps au mieux et travailler efficacement.
Hiérarchisez les tâches
C’est le B-A-BA de la gestion du temps au travail : identifiez les tâches les plus urgentes ou les plus lourdes pour les régler le plus vite possible, et repoussez les missions un peu moins sensibles. Cela signifie que vous devez adapter régulièrement votre liste de choses à faire : ce qui n’est pas urgent le lundi peut l’être devenu le mercredi ! Essayez aussi de prévoir des moments thématiques, par exemple tri de vos messages le lundi matin, étude de vos dossiers le lundi après-midi, rendez-vous et réunions le mardi, interventions à l’extérieur le mercredi, etc.
Adoptez la technique Pomodoro
25 minutes de travail, 5 minutes de pause, une pause plus longue toutes les quatre sessions, soit toutes les deux heures : voilà le rythme idéal d’après la technique Pomodoro. Préparer un chronomètre, et profitez des pauses pour vous dégourdir les jambes, faire des étirements, aller prendre l’air… Vous garderez l’esprit clair sur le long terme. Il existe des playlists pour vous aider à rythmer votre journée ainsi.
Prévoyez les imprévus !
Une réunion impromptue, un dossier qui ne se passe pas aussi bien que vous l’auriez souhaité, un collègue absent, et c’est tout votre planning qui s’effondre. Anticipez ces surplus de travail ou tâches supplémentaires. Par exemple, si vous prévoyez une journée de sept heures de travail, ne programmer des missions que pour cinq ou six heures. Vous aurez ainsi du temps libre pour gérer les inévitables imprévus (aide à un collaborateur, réponse à des mails arrivés entre-temps, visite à un client, appel plus long que prévu, etc.).
Apprenez à dire non
C’est à la fois une question de gestion du temps et de bien-être psychologique : à partir d’un certain stade, vous ne pouvez tout simplement pas endosser de responsabilités supplémentaires. Apprenez à reconnaître les signes et à anticiper en refusant lorsqu’on veut vous confier une mission en plus de tout ce que vous êtes déjà en train de gérer.
Coupez les notifications
Messages de collègues, alertes des réseaux sociaux, réception d’un e-mail… Si vous levez le nez de votre travail en cours à chaque fois que votre ordinateur ou votre téléphone vous prévient qu’on tente de vous contacter, vous n’en viendrez jamais à bout. Désactivez tout et adoptez la discipline nécessaire pour ne pas vérifier votre boîte de réception toutes les deux minutes tant que vous n’aurez pas terminé ce que vous êtes en train de faire. Le monde ne cessera pas de tourner si vous mettez une demi-heure à répondre au lieu de dix minutes.
Programmez vos baisses de régime
Le simple fait de vous autoriser à être moins productif une demi-journée par semaine vous aidera à être efficace le reste du temps : sachant que vous relâcherez la pression le jeudi matin par exemple, vous tiendrez mieux le choc les trois premiers jours de la semaine, et vous serez rechargé pour le jour et demi restant.
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