De plus en plus d’entreprises utilisent des logiciels de gestion des candidatures (ATS) basés sur le Cloud. Le modèle "Software as a Service" (SaaS) est particulièrement populaire parce qu’il peut être implanté rapidement et sans dépenses IT en interne. Il permet aussi aux entreprises de petite et moyenne taille d’utiliser facilement toutes les options du logiciel avec n’importe quel appareil capable de se connecter à Internet, et sans avoir besoin d’acquérir et d’entretenir une infrastructure. Grâce à notre checklist, découvrez dans quelle mesure un logiciel RH en mode SaaS peut être utile et ce que vous devez garder à l’esprit au moment de choisir ce type de solution.
1 : L’interface utilisateur est-elle claire et bien structurée ?
Pour fonctionner efficacement, un bon logiciel de gestion des candidatures doit disposer d’un tableau de bord montrant les contenus les plus importants au premier coup d’œil et ce dès la connexion : quels sont les rendez-vous du jour ? Les tâches à accomplir ? De nouvelles candidatures ont-elles été reçues ? Un menu clairement affiché et facile à utiliser améliorera plus encore l’outil recrutement.
2 : Le logiciel permet-il d’optimiser les pages de votre site carrière pour les mobiles ?
De plus en plus de candidats utilisent leur smartphone pour leurs recherches d’emploi. Votre site carrière est un des premiers contacts avec les candidats. C’est pourquoi il doit impérativement être conçu et optimisé pour les moteurs de recherche (tels que Google), les sites emploi et les outils mobiles.
3 : Le logiciel est-il flexible et pouvez-vous y apporter vous-même des modifications, à n’importe quel moment ?
Assurez-vous que les fonctionnalités du système de gestion des candidatures puissent s’aligner sur les processus de votre entreprise dès le départ. Mais vous devez aussi pouvoir y apporter de petites modifications vous-même, n’importe quand, via l’interface administrateur, sans dépendre de votre partenaire. Cela vous permettra d’économiser à la fois du temps et de l’argent.
4 : Le nouveau logiciel propose-t-il un processus de candidature efficace ?
Votre logiciel RH facilitera votre travail quotidien si les CV importés dans tous les formats classiques (.doc, .pdf, .jpg) peuvent être lus automatiquement. Plus vous pouvez rassembler de données dans le système, mieux c’est.
5 : Permet-il d’ajouter des utilisateurs ou fonctions supplémentaires ?
Les variations du marché entraînent souvent des changements dans les structures au sein même de votre organisation. Pensez-y en choisissant votre logiciel de gestion des candidatures et vérifiez, par exemple, qu’il est possible d’y ajouter des comptes et des options rapidement et à moindre coût.
6 : Pouvez-vous toucher les candidats potentiels sur tous les portails emploi pertinents, directement depuis le logiciel ?
Si votre logiciel est relié à une plateforme emploi, vous pouvez y poster vos offres, parfois gratuitement. Si votre outil recrutement propose aussi des options de multidiffusion, vous pouvez être particulièrement efficace : vous pouvez diffuser n’importe quelle offre d’emploi non seulement sur votre propre site carrière, mais aussi sur tous les portails emploi que vous souhaitez, sur les plateformes régionales, et sur les réseaux sociaux et ce en quelques clics. Ainsi, non seulement vous gagnez du temps, mais vous augmentez aussi la visibilité de vos offres d’emploi, et donc vos chances de dénicher le candidat idéal.
7 : Le système facilite-t-il la communication avec chaque candidat ?
Les bons logiciels de gestion des candidatures vous permettent de créer des modèles d’e-mails personnalisés pour une communication facile et efficace avec vos candidats. Par exemple, vous devez pouvoir envoyer des accusés de réception à vos candidats directement depuis le logiciel, tout en donnant un aspect personnel aux réponses automatiques.
8 : Pouvez-vous rassembler, récupérer, et recontacter des personnes qualifiées grâce au logiciel RH ?
Un vivier de talents intégré à votre logiciel est une fonction utile pour sélectionner des candidats pertinents. Les candidats qui postulent à vos offres finissent automatiquement dans la base de données de l’entreprise. Le logiciel vous permet-il d’effectuer des recherches rapidement, facilement, et de façon précise, afin de gérer les candidatures efficacement et, au besoin, de les trier par pertinence ? Pouvez-vous ajouter des commentaires sur les candidats intéressants afin de les cibler lors d’une future campagne ciblée ?
9 : Le système propose-t-il des outils d’analyse et d’optimisation de vos processus RH ?
Par exemple, identifier les canaux de recrutement les plus pertinents en fonction des postes à pourvoir peut être utile, de même que la possibilité d’optimiser les processus interne et, grâce à cela, de garantir une utilisation optimale de votre budget.
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